El presente documento será la guía metodológica por la se regirán todos los proyecto de aplicaciones del departamento de IT. Este documento está compuesto de las siguientes partes:
Este documento está compuesto de las siguientes partes:
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La tarea de Cierre de Proyecto implica la correcta finalización, documentación, revisión de entregables y paso a mantenimiento del proyecto, junto a la liberación de los recursos asociados al mismo.
Un proyecto no está cerrado si no están entregados todos los entregables, documentado y está firmada el Acta de Finalización de Proyecto.
En esta parte el jefe de proyecto se encarga de asegurar que los entregables han sido correctamente finalizados según su definición en el plan de gestión del proyecto incluyendo los posibles cambios en el alcance acordados durante el transcurso del proyecto. Además, deberá asegurarse que estos entregables han sido suministrados correctamente al cliente final tal y como se definieron las condiciones de entrega.
Se debe tener en cuenta que el alcance normalmente no es solamente la entrega de un producto, sino que también lo puede ser su instalación y puesta en funcionamiento, su documentación o su correcta certificación. Por eso es necesario confirmar que todo el alcance ha sido considerado para cerrar el proyecto.
El correcto cierre del proyecto también supone emitir todos los pagos pendientes y realizar un cierre del proyecto en el sistema contable que nos permita calcular los costes totales y la rentabilidad del mismo.
Por último, deberemos liberar al equipo de proyecto. Aunque depende del tamaño y duración del proyecto, es recomendable organizar algún tipo de celebración (con un email de felicitación suele ser suficiente) que marque claramente el final del proyecto, lo cual ayuda a crear un sentimiento de éxito en el equipo y prepara mentalmente al mismo para el siguiente reto.
1.1. Tareas Asociadas
- [ ] Acta de Finalización de Proyecto
- [ ] Repaso de Entregables
- [ ] Repeso de Documentación en repositorios oficiales
- [ ] Repaso de Pedidos y Facturas pendientes de pagar.
- [ ] Envío de Acta de Finalización de Proyecto a los stateholders.
- [ ] Encuesta de satisfacción
1.2. Documentación de Lecciones Aprendidas (opcional)
Una de las responsabilidades del Jefe de Proyectos durante el cierre es la documentación adecuada de las lecciones aprendidas o lessons learned. Mediante las mismas se pretende archivar la experiencia acumulada a lo largo del proyecto de manera que los conocimientos adquiridos puedan ser utilizados en futuros proyectos.
Los puntos más importantes a documentar son los siguientes:
- Principales errores cometidos y cómo se podrían evitar la próxima vez
- Riesgos identificados y acontecidos durante la ejecución
- Oportunidades realizadas y estrategia utilizada. Ideas de otras oportunidades que se podrían generar en proyectos futuros
- Procesos y técnicas utilizados durante el proyecto. Desviaciones con respecto a los estándares de nuestra empresa
- Recomendaciones, propuestas de cambio, advertencias…
Por último, el documento de lecciones aprendidas se debe:
- Distribuir entre los stateholders
- Almacenar junto con el resto de documentación del proyecto.
