El presente documento será la guía metodológica por la se regirán todos los proyecto de aplicaciones del departamento de IT. Este documento está compuesto de las siguientes partes:
Esta actividad será realizada por el Director de Aplicaciones de forma trasversal a todos los proyectos.
Estas actividades se realizan de manera paralela a todo el resto de actividades del proyecto, y en especial las que pertenecen a las áreas de planificación y ejecución como vemos en la siguiente imagen.
Cuando hablamos de monitorización y control deberemos considerar que cada una de las áreas de conocimiento en Gestión de Proyectos requiere de este tipo de actividades:
- Integración. Supervisión de las actividades del proyecto
- Alcance. Análisis de los requerimientos y validación de los mismos de cara al cliente; actividades asociadas a comprobar que el alcance es el requerido por el proyecto,
- Plazos. Control del programa, normalmente actualizando el diagrama de Gantt y comparándolo con la línea base para identificar y analizar desviaciones.
- Control de costes. Pronóstico de los costes totales del proyecto y comparación con el presupuesto asociado al mismo.
- Calidad. Supervisión de las actividades de calidad, control de la calidad.
- Comunicación. Control de las comunicaciones del proyecto.
- Riesgos. La monitorización y control de riesgos supone revisar continuamente los mismos y redefinir los planes de actuación o el presupuesto asociado a riesgos no identificados en caso de cambios.
- Adquisiciones. Monitorización y control de los servicios y productos adquiridos para el proyecto. Para pedidos importantes, estas actividades a su vez requieren que el suministrador aporte información sobre el resto de áreas de conocimiento, pero asociadas a su parte del proyecto.
- Stakeholders. Actividades de supervisión de las relaciones con los stakeholders.
Es establece:
- 1 reunión semanal de seguimiento de departamento IT
- 1 reunión semanal de seguimiento con cada departamento usuario, donde se repasarán todos los proyectos implicados.
- Si el proyecto lo requiere, se podrán realizar reuniones temáticas a discreción del jefe de proyecto.
El en cargado de convocar esta reunión será el Responsable de aplicaciones.
Estas reuniones, serán una oportunidad de poner sobre la mesa problemas que puedan ser solucionados por la gerencia, suponen una ayuda para obligarnos a no olvidar las actividades de supervisión, las cuales se suelen dejar de lado en caso de no haber reuniones de proyecto ya que no parecen ser productivas a primera vista.
1.1. Cómo supervisar y controlar un proyecto
El seguimiento del proyecto tiene los siguientes fines principales:
- Documentación del estado del proyecto. Esto nos sirve para transmitir la información actual del proyecto tanto a la directiva como al usuario. Y debe incluir:
- Preparación de la línea base.
- Determinación del estado actual del proyecto, o grado de avance de los entregables, no del tiempo.
- Actualización de los diagramas de Gantt (planificación) y hoja de costes (excel)
- Estado de las pruebas (diseño de casos de prueba o resultado de la ejecución).
- Identificación de desviaciones. La comparación del estado actual con la planificación nos permite identificar desviaciones en plazos, costes o alcance. Además, dichas desviaciones se pueden documentar de un modo objetivo para su posterior evaluación.
- Revisión de riesgos: esto implica la actualización de la tabla de Riesgos.
- Toma de decisiones. Los dos factores anteriores a su vez nos facilitan la evaluación de las consecuencias de posibles escenarios. Gracias a ello podemos tomar las decisiones necesarias para reaccionar a las desviaciones.
