¿Qué es una RFP (request for proposal) o RFQ (Request For Quotation)?

Una RFQ (del acrónimo inglés Request for Quotation) es una especie de licitación o concurso para la selección y adjudicación de un bien o servicio en una empresa privada.

Este tipo de concurso será en marcadado en el proceso de aprovisionamiento o Supply Chain Management.

RFQ – Request For Quotation

Tipos de Peticiones de RFx

Al estar hablando de un proceso privado, las empresas pueden hacer lo que quieran, dentro de la legalidad. Pero a las grandes corporaciones también les interesa tener y mantener procesos anti corrupción a la vez que una correcta relación profesional con sus proveedores, sin pagar más por ello.

Por tanto, en el proceso de compra, hay varios términos similares que conviene aclarar:

  • RFI: Request for Information, o petición de información. Aquí generalmente el cliente ha realizado una pregunta un tanto ambigua, y es muy probable que ni siquiera tenga presupuesto asignado. Es por ello, que necesita saber a qué se enfrenta, por lo que hace una petición de información a sus proveedores.
  • RFQ: Request for Quotation o petición de cotización. En este caso, el cliente ya tiene más claro el alcance, y pide precio. Este tipo de peticiones son simplemente subastas (si estamos hablando de productos o servicios muy cerrados). En otros caos, sirve para actualizar los precios.
  • RFP: Request for Proposal, o petición de propuesta. En este último caso, se solicita una oferta en toda regla: con su alcance, con su demostración de conocimiento y capacidades

Si bien, en general, y sobre todo en España, se habla indistintamente de RFQ y RFP (cuando la mayor parte de las veces se refieren a lo último).

Hay otros artículos que puede ser interesantes sobre la definición de RFQ, pero a continuación detallará qué debe incluir, tanto a la hora de solicitar, como de desarrollar.

¿Qué debe incluir una RFQ (Request for Quotation)?

Generalmente, los clientes nos detallarán qué es lo que quieren que incluyamos, pero a continuación detallo algunos consejos de cómo contestar una petición de precio:

  • Ante todo, debemos contestar a lo que nos piden. Sí o sí, aunque desde nuestro punto de vista no tenga sentido o sea muy difícil de cara a nuestra gestión interna
  • En el precio es un muy buen lugar para expresar nuestras ventajas o sinergias, por tanto, como añadido podremos incluir algunos tipos de descuentos:
    • Volumen o cantidad, o debido a implementar mejoras que habiliten una buena escalabilidad de las operaciones.
    • Sinergias al paquetizar con otros bienes o servicios
    • Duración del contrato, quizás descuentos crecientes en el tiempo al tener posibilidad de mejorar eficiencias.
  • El precio debe estar expresado en unidades fácilmente manejables, y poner sus multiplicadores. Por ejemplo,
    • un servicio se debe expresar en meses, por 1 año, y por el total del contrato (p.e. 3 años).
    • un producto debe expresarse por unidad mínima (por ejemplo un palet de huevos de gallina), pero también por unidad de detalle (ejemplo caja de 12 docenas) o por docena.
  • En muchos sectores no se estila, pero también hay que dejar claro las variaciones del IPC (inflación) que sufrirá el precio a lo largo del tiempo.
  • Para servicios SaaS (Software as a Service) muy típicos en la nube, como un CRM o el propio Office365, debido a que va a implicar una apuesta por parte del cliente, y habrá una clara vinculación del cliente principalmente por las barreras de salida que tienen estos tipos de productos, el cliente quiere saber que durante cuanto tiempo se van a mantener los precios, o acotar los incrementos.

¿Qué debe incluir una RFP (Request for Proposal)?

En el caso de una RFP, se incluirá todo lo dicho para una RFQ, pero además debemos incluir:

  • Resumen ejecutivo: este tipo de documentos suelen tener decenas o incluso cientos de páginas, por tanto, el disponer de un resumen de entre entre 3 y 10 páginas, facilitará mucho al lector su entendimiento.
  • Introducción: es una sección básicamente de protocolo donde se agradece al participación y se ponen los datos de contacto del comercial o de la dirección de la empresa contratista.
  • Objetivo: en esta sección el proveedor deben expresar qué ha entendido de la petición (a veces no es tan obvio, y no esta de más por ambas partes asegurarnos de que todos hablamos de lo mismo). A su vez, esta sección sirve para introducir cómo se van a alcanzar dichos objetivos con la solución propuesta.
  • Alcance: El alcance, en principio debió quedar claro en la petición de oferta, pero aquí el proveedor matiza dicho alcance.
    • Supuestos y suposiciones: en el proceso de matización, el proveedor realiza suposiciones que está bien que las detalle para ser chequeadas por el cliente, y ver si son ciertas o no.
    • Fuera de alcance: para un proveedor es tan importante lo que se incluye cómo lo que no se incluye. Muchos proyectos han ido a pérdidas pro no dejar claro qué es lo que no se incluye, y el cliente por su poder y su ambigüedad puede llevar a una mala pasada.
  • Solución técnica: aquí los técnicos se explayan y expresan cómo van a hacer lo que se está vendiendo.
  • Descripción del producto propuesto para la solución técnica: en muchos casos para realizar un proyecto se debe incluir uno o varios productos que van en la oferta. También hay que expresar las características de dicho producto.
  • Metodología aplicada: ¿cómo sabe un cliente que el proyecto se va a ejecutar adecuadamente? Todo es muy bonito sobre el papel, pero el proveedor debe demostrar que ha pensado en cómo hacerlo y cómo organizar el proyecto o equipo.
  • Planificación: en este punto deberíamos indicar cuánto tiempo va a llevar la ejecución del proyecto. En muchos casos, el propio cliente ha dado unas directrices temporales, estas deben ser confirmadas o rechazadas. Si rechazamos las pretensiones del cliente, se deben indicar por qué, y aportar algún tipo de alternativa que se acerque a una solución útil. Hay muchos proveedores que se empeñan en decir que sí a todo, y sobre todo a planificaciones imposibles por parte del cliente. Si el proveedor tiene sentido común, eso estará muy penalizado; ya que una cosa es tener retrasos en un proyecto y otra cosa es suicidarse.
  • Entregables: Se deben detallar qué se va a entregar como resultado del proyecto y cuándo.
  • Riesgos detectados y mitigaciones. Los buenos proveedores, cuando hacen la estimación detectan problemas que deberán resolver durante el proyecto. Es muy profesional indicarlos, así como las primeras contramedidas. El cliente verá que ese proveedor ha pensado bien la respuesta que está dando.
  • Experiencia en otros proyectos similares. Después de todo lo anterior, si el proveedor aporta referencias que ayuden a asegurar que la decisión de selección va a ser correcta, será de gran ayuda.
  • Factores diferenciadores o de valor añadido. Todos lo proveedores son diferentes y aportan matices muy diferentes a los proyectos, incluso mejoras que sin pedirlas pueden darlas. Este es el punto donde el cliente puede encontrar ese detalle y sobre todo, dedicar un momento para reflexionar en ello.
  • Presupuesto: precio, condiciones de pago, condiciones de facturación. Este apartado puede llegar a ser como toda una RFQ (ver el apartado anterior).